Новые подходы к формированию и представлению отчетности в финансовый орган: опыт Саратова
Комитет по финансам администрации города Саратова ведет систематическую работу по усовершенствованию процесса сбора и консолидации отчетности муниципалитета. На сегодняшний день в городе наработана интересная практика, которая заняла второе место в номинации «Муниципальная экономическая политика и управление муниципальными финансами» Всероссийского конкурса «Лучшая муниципальная практика» в 2022 году.
Александр Сергеевич Струков, председатель Комитета по финансам администрации муниципального образования «Город Саратов»
Прежде чем рассказать о наших наработках, приведу несколько фактов о бюджетной сети Саратова. Она включает 24 казенных, 239 бюджетных, 140 автономных учреждений, 22 главных распорядителя бюджетных средств. Для унификации процессов ведения бюджетного и бухгалтерского учета, формирования бухгалтерской отчетности, повышения оперативности и достоверности учета и отчетности мы проводим централизацию бухгалтерского учета учреждений по подведомственному признаку.
С этой целью при девяти главных администраторах бюджетных средств (ГАБС) созданы специализированные учреждения — централизованные бухгалтерии. Они осуществляют бухгалтерский учет для 361 учреждения, учредителями которых являются соответствующие ГАБС. Также централизованные бухгалтерии формируют бухгалтерскую отчетность обслуживаемых ими учреждений и представляют ее ГАБС. Они, в свою очередь, осуществляют свод отчетности, представленной централизованными бухгалтериями и учреждениями, ведущими учет самостоятельно, и консолидируют ее в части своих полномочий.
Автоматизация учета
Изменения, вносимые в инструкции по ведению бюджетного и бухгалтерского учета и порядки формирования бухгалтерской отчетности, повышают требования к ведению учета и составлению отчетности в части ее наполняемости. Постоянное увеличение учетных данных в разрезе каждого источника обеспечения расходов в муниципальном учреждении привело к необходимости развития автоматизации процесса формирования и сдачи отчетности на всех уровнях (учреждение, централизованная бухгалтерия, ГРБС).
Целью автоматизации мы определили включение в единый программный продукт всех учреждений в зависимости от их подчиненности в части предоставления ими своей отчетности. В результате распределения субъектов отчетности по уровням у нас появилась возможность получать информацию о текущем состоянии отчетности в разрезе учреждений, а также предъявлять единые требования к ее составлению на всех этапах. Также мы ставили перед собой задачу внедрить единые контрольные соотношения, применяемые при проверке отчетности, и функцию автозаполнения показателей в формах отчетности, что повышает качество представляемой отчетности на всех уровнях и, что немаловажно, сокращает временные затраты для ее формирования.
Дополнительный срез информации
Комитет по финансам постоянно ведет работу по усовершенствованию процесса сбора и консолидации отчетности муниципального образования. Так, в 2021 году в связи с увеличением количества контрольных соотношений, появлением дополнительных форм мы внедрили новые процессы формирования отчетности, а также систему контроля и учета вносимых в нее изменений.
Кроме того, для формирования аналитической информации об отдельных показателях исполнения бюджета и иной информации, необходимой для решения вопросов местного значения, комитет по финансам разработал дополнительные формы отчетности. Одна из таких форм — «Сведения о движении денежных средств» — является аналогом формы 0503737 «Отчет об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности». Однако в отличие от формы 0503737 сведения о движении денежных средств предоставляются ежемесячно. Внедрение дополнительной формы позволило отслеживать денежные потоки и расходы учреждений в целях эффективного использования бюджетных средств, а также прогнозировать и финансировать кассовые разрывы.
Еще одной дополнительной формой является «Паспорт». Этот отчет содержит показатели просроченной кредиторской задолженности в разрезе типа учреждения и направления расходования, а также динамику изменений на отчетные даты. Данные из формы «Паспорт» мы используем для анализа и своевременного принятия мер по минимизации задолженностей, представления данных о состоянии задолженности по запросу контролирующих структур (Министерство финансов Саратовской области, прокуратура Саратова и т. д.).
Для подготовки информации для Министерства строительства и ЖКХ Саратовской области по запросу Счетной палаты РФ была разработана еще одна форма отчетности — «Сведения о вложениях в объекты недвижимого имущества и ОНС[1] по вновь создаваемым (приобретаемым) объектам в текущем году». Она отражает показатели о вложениях в объекты недвижимого имущества и незавершенного строительства, состоящие на балансе органов местного самоуправления города и подведомственных им учреждений.
Необходимо отметить, что основные показатели вышеназванной формы формируются автоматически (в системе автозаполнения данных) из форм «Сведения о вложениях в объекты недвижимого имущества, объектах незавершенного строительства» (форма 0503190) и «Сведения о вложениях в объекты недвижимого имущества, об объектах незавершенного строительства бюджетного (автономного) учреждения» (форма 0503790). Автозаполнение, повторюсь, позволяет минимизировать ошибки и, конечно же, сокращать трудозатраты при подготовке отчетности.
Внедрение единого программного комплекса позволило наряду с дополнительными формами реализовывать и дополнительные внутридокументальные и междокументальные контрольные соотношения, не предусмотренные на федеральном уровне, но которые необходимо соблюдать в соответствии с инструкциями № 191н и № 33н. А реализованная нами система контролей на основании показателей дополнительных форм отчетности позволяет провести более детальный анализ показателей исполнения бюджета. Для установки дополнительных междокументальных контрольных соотношений мы также используем дополнительные формы отчетности, разработанные Министерством финансов Саратовской области в части отражения неденежных расчетов по счетам бухгалтерского учета.
Существенным достижением стала реализация схемы визирования специалистами Комитета по финансам всей предоставляемой ГАБС отчетности. За каждым структурным подразделением приказами комитета по финансам закреплена проверка отдельных показателей отчетности в пределах установленных им полномочий. На рисунке 1 приведена схема визирования формы 0503127 «Отчет об исполнении бюджета главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета».
Внедренная в программном продукте система визирования позволила одновременно осуществлять проверку одной формы отчетности специалистами разных структурных подразделений. Благодаря данной схеме камеральная проверка представляемой отчетности осуществляется более мобильно и оперативно, что сократило временные затраты на осуществление контрольных мероприятий.
ГАБС предоставляет отчетность на проверку в комитет по финансам в программном комплексе со статусом «готов к проверке». Для минимизации ошибок на стадии представления отчетности с 2021 года в программном комплексе предусмотрена функция запрета установления отчету статуса «готов к проверке» без успешной проверки ГАБС отчета по соблюдению контрольных соотношений. Данная процедура позволила значительно повысить качество представляемой отчетности.
На стадии составления консолидированной отчетности муниципального образования возникают ситуации, требующие внесения изменений в уже проверенную и включенную в свод отчетность ГАБС. В связи с этим совместно с разработчиками программного обеспечения мы разработали и внедрили в программный комплекс схему корректировки отчетности с применением электронной (цифровой) подписи (ЭЦП). Начиная с отчетности на 1 апреля 2021 года по каждому ГАБС в первичный перечень отчетности была введена отдельная структура «Корректировка» с возможностью создания корректировочных записей и их отражением в соответствующих формах отчетности (рисунок 2).
Все ходатайства ГРБС об изменении отчетности после срока ее представления в комитет по финансам вносятся ими в «Корректировке» с подтверждением ЭЦП. С помощью данной процедуры мы отслеживаем и учитываем все изменения, вносимые в отчетность, по формам и показателям. Такой подход позволил выявить наиболее часто допускаемые ошибки, причины их возникновения и, соответственно, предпринять меры для недопущения их повторения.
В соответствии с требованиями приказов Минфина России комитет по финансам по факту проведения камеральной проверки отчетности формирует для ГАБС уведомление о принятии отчетности. Для дальнейшего перехода на электронный документооборот в программном комплексе в 2021 году было предусмотрено формирование комитетом по финансам уведомлений о принятии отчетности ГАБС с применением ЭЦП.
Свод мероприятий по внедрению допотчетности
Для совершенствования процесса сбора и консолидации отчетности Комитет по финансам города Саратова:
- разработал и утвердил приказы по введению дополнительных форм отчетности;
- разработал технические задания на реализацию в программном комплексе дополнительных форм отчетности, новых контрольных соотношений с учетом облачных технологий;
- разработал техническое задание на внедрение дополнительного вида отчетности «Корректировка» в структуре каждого ГРБС;
- протестировал все внедряемые формы отчетности;
- разработал методические указания по составлению запрашиваемой информации;
- реализовал дополнительные контрольные мероприятия за счет внедрения дополнительных контрольных соотношений.
Результаты практики
Благодаря реализации в 2021 году мероприятий по совершенствованию процесса сбора и консолидации отчетности нашего муниципального образования мы смогли развить систему электронного документооборота, минимизировать трудозатраты по формированию отчетности, повысить качество и сократить сроки составления ГАБС бюджетной и сводной бухгалтерской отчетности, более эффективно осуществлять контрольные мероприятия, экономить бюджетные средства в части затрат на приобретение бумаги и расходных материалов, формировать информацию об отдельных показателях исполнения бюджета и т. д., необходимую для решения вопросов местного значения.
Проведенная работа позволила не только получить эффективный инструмент для оперативного решения задач, но и систематизировать процесс сдачи ГАБС отчетности как результат исполнения бюджета. Формирование отчетности и уведомлений о ее предоставлении в электронном виде обеспечило доступ к данным документам по мере необходимости, исключая их поиск на бумажных носителях. И, конечно же, мы смогли выполнять функции контроля за полным и своевременным предоставлением отчетности подведомственными учреждениями.
[1] Объекты незавершенного строительства.
Для формирования аналитической информации об отдельных показателях исполнения бюджета и иной информации, необходимой для решения вопросов местного значения, Комитет по финансам администрации города Саратова разработал дополнительные формы отчетности